Фотография рабочего дня секретаря

Фотография рабочего дня секретаря

Автор: Л. Р. Фионова, Ю. Ю. Фионова, В. А. Шевченко.

Л. Р. Фионова, Ю. Ю. Фионова, В. А. Шевченко; Пензенский госуниверситет

  • Документы, сопровождающие работу секретаря.
  • Составление фотографии рабочего дня.
  • Оценка загруженности секретаря.

Формирование штата делопроизводственных работников в организациях и учреждениях зачастую проводят произвольно, исходя из реальных возможностей. В двух организациях, имеющих одинаковую структуру, одну и ту же численность работающих, одинаковые объемы документооборота, численность делопроизводственного персонала колеблется в значительных пределах. При этом в одной организации отмечается неоправданный рост численности персонала, а в другой — необоснованное сокращение. Как следствие, в последнем случае немедленно увеличиваются затраты на содержание управленческого персонала, так как специалисты аппарата управления начинают самостоятельно выполнять делопроизводственные работы по созданию, подготовке, оформлению, транспортировке, учету документов.

В ЗАО «Отечество», как и во всех небольших организациях, делопроизводством занимается секретарь. Статус секретаря, его должностные обязанности, виды работ и объем полномочий определяет должностная инструкция.

ЗАО «Отечество» ведет интенсивную переписку с различными учреждениями, организациями города, а также с физическими лицами.

Вся внешняя корреспонденция ЗАО «Отечество» приходит в виде писем, электронной почты и факсов, а также доставляется курьерами.

При обработке входящих документов секретарь придерживается традиционной схемы.

На всех поступающих документах проставляется отметка о поступлении документа в ЗАО «Отечество».

Директору ЗАО «Отечество» поступают документы, касающиеся деятельности организации в целом, по принципиальным вопросам или несущие новую информацию, распорядительные документы вышестоящих организаций. Остальные документы после предварительного рассмотрения секретарем направляются исполнителям.

К внутренним документам, в подготовке и обработке которых участвует секретарь, относятся приказы, распоряжения, протоколы, акты, докладные записки.
Соотношение внутренних документов показано на диаграмме (рис. 1).

Рис. 1. Диаграмма соотношения внутренних документов

Приказ в ЗАО «Отечество» относится к наиболее распространенным распорядительным документам и применяется для разрешения проблем, возникающих как внутри организации, так и за ее пределами. Он по поручению руководителя создается и оформляется секретарем, а подписывается генеральным директором.

Следующий внутренний документ, в составлении которого принимает участие секретарь, — протокол.

Протоколы в ЗАО «Отечество» секретарь оформляет на основании черновых записей, ведущихся во время заседания, стенограммы заседания или звукозаписи, а также материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, тезисов, справок, проектов решений, повестки дня, списков приглашенных и др.).

Один из основных видов исходящего документа, которые секретарь ЗАО «Отечество» создает и отправляет в другие организации, — письмо. Копия письма представлена на рис. 2.

Полная версия статьи в печатной версии Делопроизводство.

Читайте также:  Какой выбрать телефон в пределах 10000

Примерная схема рабочего дня секретаря

ПЕРВАЯ ПОЛОВИНА РАБОЧЕГО ДНЯ

1. Прийти на работу за 15 мин. до прихода руководителя для того, «чтобы привести себя в порядок, проверить состояние рабочих мест (своего и руководителя), составить или уточнить план на предстоящий день.

2. Подобрать в соответствии с планом нужные документы и дела.

3.Получить корреспонденцию, ознакомиться с содержанием и зарегистрировать. Отложить документы, требующие первоочередного решения руководителя.

4. По остальным документам (если имеется соответствующий опыт) подготовить варианты возможных ответов или распределить по исполнителям.

Опытный секретарь никогда не положит на стол руководителю всю корреспонденцию, предварительно не проработав ее. Рекомендуется для облегчения ознакомления руководителя с корреспонденцией выделять основную мысль путем подчеркивания фломастером или марке ром. Кроме того, секретарь должен подобрать документы, относящиеся к вопросам, содержащимся в корреспонденции, чтобы руководитель мог глубже изучить вопрос и принять правильное решение.

5. Просмотреть поступившие обзоры, отчеты, ведомственные издания, приглашения, а также сообщения о конференциях, встречах, юбилейных торжествах и других мероприятиях. Даты и время проведения всех мероприятий записать в своем календаре-органайзере.

6. Разложить поступившую корреспонденцию в зависимости от срочности

исполнения. Телеграммы, срочные факсы немедленно передать руководителю.

7. Оставить у себя документы, необходимые для текущей информационно-

8. Доложить руководителю о полученной корреспонденции.

9. Уточнить вместе с руководителем содержание намечаемых мероприятий на текущий день (и на следующий). Если возникают изменения, то секретарь должен сделать соответствующие пометки в своих записях. Нужно уточнить соответствие записей в своем ежедневнике и ежедневнике руководителя. Последовательность мероприятий должна быть одинаковой. Различие будет в мероприятиях секретаря по выполнению намеченного. Например, если у руководителя сделана запись "в 15:00 быть на совещании", то у секретаря она будет выглядеть так: "14:20 — напомнить о совещании, сообщить водителю (телефон), чтобы подал машину не позднее 14:30".

10. Передать по телефону (или лично) указания руководителя соответствующим исполнителям об истекающих сроках исполнения документов.

11. Работа с посетителями, телефонные переговоры (в течение всего дня).

12.Подшивка исполненных документов в дела.

13.Выполнение работ на компьютере.

14. Организация копирования документов в соответствии с указаниями руководителя.

ВТОРАЯ ПОЛОВИНА РАБОЧЕГО ДНЯ

15.Продолжение работы с посетителями и на телефоне.

16.Сбор и подготовка для подписи исполненных документов.

17. Доложить руководителю об исполненных документах, взять у руководителя отработанные им документы.

18. Обработать и отправить исходящие документы адресатам.

19. Наметить мероприятия на следующий день.

КОНЕЦ РАБОЧЕГО ДНЯ

20. Просмотреть свой ежедневник и проинформировать соответствующие отделы о необходимости подготовки к проведению определенных мероприятий (прием делегации, подготовка к совещанию, заказ гостиницы и т. п.).

Читайте также:  Когда подешевеет ps4 pro в россии

21. Если руководитель остается работать после окончания рабочего дня, обеспечить его всей необходимой информацией, материалами.

22. Привести в порядок свое рабочее место, убрать документы, закрыть на ключ сейф, все шкафы с документами, выключить из сети технические средства.

Рабочие дни секретаря редко бывают похожи по содержанию друг на друга: в один день проводится совещание, в другой идет прием посетителей и т. д. Примерную схему рабочего дня можно представить следующим образом:

Начало рабочего дня.

  1. Прийти на работу за 15 мин до прихода руко­водителя, с тем чтобы проверить состояние рабочих мест (своего и руководителя), привести себя в поря­док, просмотреть план на предстоящий день, уточнить дату на календарях.
  2. Подобрать в соответствии с планом на текущий день нужные документы и дела.
  3. Получить в экспедиции корреспонденцию, вскрыть конверты, ознакомиться с содержанием и за­регистрировать. Отложить документы, требующие первоочередного решения руководителя. По осталь­ным документам (если имеется соответствующий опыт) подготовить варианты возможных ответов или распределить по исполнителям. Опытный секретарь никогда не положит на стол руководителю всю кор­респонденцию, предварительно не проработав ее. Ре­комендуется для облегчения ознакомления руководи­теля с корреспонденцией выделять основную мысль документа путем подчеркивания. Кроме того, секре­тарь должен подобрать документы, относящиеся к во­просам, содержащимся в корреспонденции, чтобы ру­ководитель мог глубже изучить проблему и принять нужное решение.
  4. Доложить руководителю о корреспонденции.
  5. Уточнить вместе с руководителем содержание намечаемых мероприятий на текущий день (и на сле­дующий). Если возникают изменения, то секретарь должен сделать соответствующие пометы в своих за­писях. Выполненные или отмененные мероприятия вычеркнуть. Нужно уточнить соответствие записей в своем дневнике и дневнике руководителя. Последо­вательность мероприятий должна быть одинаковой. Разница будет в мероприятиях секретаря по выпол­нению намеченного. Например, если у руководителя сделана запись: «в 15.00 быть на совещании в головном офисе», то у секретаря она будет выглядеть так: «14.30 — напомнить о совещании в головном офисе в 15.00, позвонить в транспортный отдел либо водителю, чтобы подали машину к подъезду не позднее 14.40».
  6. Передать по телефону или лично указания ру­ководителя соответствующим исполнителям, напом­нить исполнителям об истекающих сроках исполне­ния документов.
  7. Стенографирование указаний и распоряжений руководителя и их расшифровка. Как правило, руко­водитель и секретарь устанавливают постоянное вре­мя для этой работы в первой половине дня, продол­жительность около получаса.
  8. Работа с посетителями, телефоном (в течение всего дня).
  9. Подшивка документов в дела.
  10. Выполнение машинописных работ.
  11. Организация копирования и размножения до­кументов в соответствии с указаниями руководителя.
Читайте также:  Vnd wap mms message

Во второй половине дня.

  1. Продолжение работы с телефоном и посетите­лями.
  2. Повторно получить и обработать корреспон­денцию из экспедиции. Собрать и подготовить для подписи исполненные документы. Подготовить все к докладу.
  3. Наметить мероприятия на следующий день.
  4. Доложить руководителю о поступившей кор­респонденции и исполненных документах, взять у ру­ководителя отработанные им документы.
  5. Обработать и отправить исходящую коррес­понденцию через экспедицию.

В конце рабочего дня.

  1. Просмотреть свой дневник и проинформировать соответствующие службы о необходимости под­готовки к проведению определенных мероприятий (прием делегации, подготовка к совещанию, заказ гостиницы и т. п.).
  2. Если руководитель остается работать после окончания рабочего дня, обеспечить его всей необхо­димой информацией.
  3. Привести в порядок свое рабочее место, убрать документы, закрыть на ключ все шкафы с докумен­тами, выключить из сети технические средства.

От того, насколько рационально будет спланиро­вано рабочее время, зависит эффективность и производительность труда как секретаря, так и руководи­теля.

Хороший секретарь считает непреложной обязан­ностью проявлять тактичное внимание к руководите­лю и ненавязчивую заботу о нем. Когда взаимопони­мание достигнуто, руководитель может передать сек­ретарю право решения некоторых вопросов.

Одна из главных задач секретаря-референта — умение быть чутким посредником между руководителем и сотруд­никами. Поскольку секретарь является помощником руководителя, он должен приложить максимум уси­лий для создания благоприятных деловых отношений с другими сотрудниками. Зная режим работы и ха­рактер руководителя, секретарь может в случае не­обходимости оказать помощь сотрудникам в органи­зации приема их руководителем; помочь составить документ, например заявление; помочь удовлетворить личную просьбу и т. п. Нужно помнить о том, что секретарь обязан быть лояльным к недостаткам ру­ководителя и по возможности компенсировать их своей работой. Секретарю важно установить хорошие деловые контакты с секретарями различных подраз­делений своего учреждения, а также вышестоящих и подведомственных организаций. Это поможет более оперативному решению различных повседневных во­просов: необходимость получения срочной информа­ции, оказания помощи в решении текущих вопросов и т. п. Недопустимы фамильярные отношения с со­трудниками, проявления высокомерия, бюрократизма и равнодушия. В некоторых случаях секретарю при­ходится выступать от имени руководителя. Очень важно уметь вежливо и четко давать нужные указа­ния, контролировать их выполнение. В практике се­кретарской работы нередки случаи, когда секретарю приходится сглаживать конфликты, возникающие между руководителями и сотрудниками. Здесь мно­гое зависит от профессионализма и гибкости поведе­ния секретаря в сложных ситуациях, умения владеть своими эмоциями, искусства ведения деловой беседы.

Ссылка на основную публикацию
Установить gvlk ключ что это
В связи с недавним выходом окончательной RTM версии пакета Microsoft Office 2016, корпоративные заказчики уже могут начинать переход на новую...
Топ вай фай адаптеров для пк
На заре развития интернета люди пользовались только проводным трафиком. После этого в «моду» начали входить модемы, которые подключались к беспроводному...
Топ дешевых наушников с хорошим звуком
Проводные наушники должны умереть! Так решил мобильный рынок и производители смартфонов, стремительно избавляющиеся от устаревшего 3,5 мм джека. Стоит ли...
Установить openal32 dll для windows 7
Данная библиотека задействуется во многих процессах во время работы компьютера. Например, она используется в играх, мультимедиа и различных программах. Иногда...
Adblock detector